Conditions générales

 

GENERAL TERMS OF SALE

«LIBRAIRIE IKIREZI®»

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE 

 « LIBRAIRIE IKIREZI® »

A. General


  1. In these conditions, the term supplier means:

Librairie Ikirezi®, PO Box 443, Kigali,

Trade license 100017635, 

hereinafter referred to as “Ikirezi”.

Librairie Ikirezi’s trade mark is “Librairie Ikirezi Bookshop™”


  1. In these terms, the term client means: 

“each physical or legal person that has entered into an agreement with Ikirezi or that wishes to do so as well as its legal representative(s), authorized agent(s) and/or successors in title and heir” hereinafter referred to as “client”. 


  1. In these terms, “in writing” means a printed document (hard copy) or electronic transmission (soft copy).

  1. All Ikirezi’s e-mails should have been send from one of Ikirezi’s following addresses: 

 A send e-mail message is a legal binding mean for Ikirezi as long it is sent of the Ikirezi owned domain “Ikirezi.biz”. 


  1. Ikirezi’s authorized signatures are those of the 
  • Director
  • Administrator

Authorized signatures for standard sales operations are those of the 

  • Sales associates

  1. Any provisions varying from these general terms are valid subject to the explicit, written agreement of Ikirezi duly signed for by the Director. Varying provisions are only applicable to the offer, instruction, delivery, agreement or act they relate to.

A. Général


  1. Dans ces conditions, le terme fournisseur signifie :

“Librairie Ikirezi®, PO Box 443, Kigali, Registre de commerce 100017635, 

ci-après dénommé “Ikirezi”. 

La marque de la Librairie Ikirezi est “Librairie Ikirezi Bookshop™”. 


  1. Dans ces conditions, le terme client signifie : “toute personne physique ou morale qui a conclu un accord avec Ikirezi ou qui souhaite le faire ainsi que son ou ses représentants légaux, son ou ses agents autorisés et/ou ses ayants droit et héritiers” ci-après dénommée “client”. 

  1. Dans ces conditions, on considère comme “par écrit” un document imprimé (copie papier) ou une transmission électronique (copie électronique). 

  1. Tous les courriers électroniques d’Ikirezi doivent avoir été envoyés à partir d’une des adresses suivantes d’Ikirezi :

L’envoi d’un message électronique est un moyen juridiquement contraignant pour Ikirezi tant qu’il est envoyé du domaine “Ikirezi.biz” appartenant à Ikirezi. 


  1. Les signatures autorisées d’Ikirezi sont celles de :
  • Directeur
  • Administrateur  

Les signatures autorisées pour les opérations de vente standard sont celles des : 

  • Associés de vente

  1. Toute disposition dérogeant aux présentes conditions générales est valable sous réserve de l’accord explicite et écrit d’Ikirezi dûment signé par le Directeur. Les dispositions divergentes ne sont applicables qu’à l’offre, l’instruction, la livraison, l’accord ou l’acte auquel elles se rapportent. 

B. Sales price 


  1. The effective selling prices are those fixed in Ikirezi’s iPreface inventory management software indicated in RWF all taxes included and are considered EXW Ikirezi’s walk-in-shop Ikirezi, excluding any delivery costs. The required articles are invoiced on the basis of the effective price at the time of the registration of the deed of sale.

B. Prix de vente


  1. Les prix de vente effectifs sont ceux fixés dans le logiciel de gestion de produits iPreface d’Ikirezi indiqués en RWF toutes taxes comprises et sont considérés EXW Ikirezi’s boutique, hors frais de livraison éventuels. Les articles requis sont facturés sur la base du prix effectif au moment de l’enregistrement de l’acte de vente.

C. Walk-in-shop sales


  1. Cash sales are only valid when accompanied by a printed cash ticket or an entitled invoice.

  1. Customers are not allowed to open or break any sealed products without prior authorisation by Ikirezi’s staff.

  1. Any by customer broken package or otherwise damaged product will be fully charged to the customer. 

Parents or persons accompanying children under the age of 16 years are fully responsible for them and any broken package or otherwise damaged product will be fully charged.


  1. Products once sold are not retaken nor can they be exchanged without prior arrangement. Not any exception is made for items of categories writing, painting, brushes, art materials, labels/films and similar items

  1. Any product eventually eligible to be exchanged is limited to the category books, games and notebooks/pads, will be preliminary authorized, should be presented within three days from the date of sale (sales date plus three calendar days), accompanied by the original proof of sales duly stamped for exchange authorization.

  1. Only products in original, not opened, broken, damaged or stained package and in good condition will be eligible for exchange.

  1. Exchange will be valid by editing an appropriate cash slip ticket containing the returned item and replacement items.

  1. After exchange the original cash ticket or original named invoice will remain with Ikirezi. 

C. Vente en boutique


  1. Les ventes au comptant ne sont valables que si elles sont accompagnées d’un ticket de caisse imprimé ou d’une facture autorisée.

  1. Les clients ne sont pas autorisés à ouvrir ou à détériorer des produits scellés sans l’autorisation préalable du personnel d’Ikirezi. 

  1. Le produit dont l’emballage est abimé, cassé ou endommagé par un client sera entièrement facturé au client. Les parents ou les personnes accompagnantes des enfants de moins de 16 ans en sont entièrement responsables et tout colis cassé ou tout produit dont l’emballage est abimé, cassé ou endommagé sera entièrement facturé aux parents ou personnes accompagnantes.

  1. Les produits vendus ne sont pas repris et ne peuvent être échangés sans accord préalable. Aucune exception n’est faite pour les articles des catégories écriture, peinture, pinceaux, matériel d’art, étiquettes/films et articles similaires.

  1. Tout produit éventuellement éligible à l’échange est limité à la catégorie livres, jeux et cahier/blocs-notes, sera préalablement autorisé, devra être présenté dans les trois jours à compter de la date de vente (date de vente plus trois jours calendrier), accompagné de la preuve originale de la vente dûment tamponnée pour l’autorisation d’échange.

  1. Seuls les produits dans leur emballage d’origine, non ouverts, abimé, cassés ni endommagés et en bon état pourront être échangés.

  1. L’échange sera valable en éditant un ticket de caisse approprié contenant l’article retourné et les articles de substitution.

  1. Après l’échange, le ticket de caisse original ou la facture originale nominative restera chez Ikirezi. 

D. Online sales 


  1. Ikirezi accepts e-mail, Instagram, Signal, SMS, Twitter, WhatsApp, telephone calls as well as Ikirezi’s web shop as a formal ordering and sales methods. These methods can result in a pick-up sale or in a home delivery sale. 

  1. On-line contacts via e-mail, Instagram, Signal, SMS, Twitter, WhatsApp, telephone calls as well as Ikirezi’s online web shop which result in a pick-up sale at the walk-in-shop, are ruled in the section “walk-in-shop sales”. 

  1. On-line contacts via Instagram, Signal, SMS, Twitter, WhatsApp, telephone calls as well as Ikirezi’s online web shop which result in a home delivery sale include:
  • Urban Kigali delivery: Order before 5.00PM for same day delivery,
  • Inter urban delivery: Order before 5.00PM to guarantee next day delivery,
  • International shipment: Contact Ikirezi for further arrangements.

  1. Handling and delivery charges: 
  • Urban Kigali delivery: 2.000RWF,
  • Inter urban delivery: Costs depend on destination and volume. Contact Ikirezi for a quotation,

International shipment: Contact Ikirezi for a quotation. For all international shipments, any customs duties or local taxes remain the responsibility of the recipient. 

  • The delivery is made to the address transmitted between Ikirezi and the customer.

  1. Payment methods:  

Our invoices are issued in RWF but for international deliveries another currency can be agreed depending on the method of payment.

The price is payable in full before delivery:

  • Urban Kigali delivery:

Prepayment by MTN Mobile Money,

  • Inter urban delivery: 

Prepayment by MTN Mobile Money,

  • International shipment:

Contact Ikirezi for arrangements. 


  1. Product exchange terms as defined in section “Cash sales” apply to online sale. Any related cost will be charged to the client.

D. Vente en ligne 


  1. Ikirezi accepte le courrier électronique, Instagram, Signal, SMS, Twitter, WhatsApp, les appels téléphoniques ainsi que la boutique en ligne d’Ikirezi comme méthodes formelles de commande et de vente. Ces méthodes peuvent aboutir à une vente avec enlèvement ou à une vente avec livraison à domicile. 

  1. Les contacts en ligne par e-mail, Instagram, Signal, SMS, Twitter, WhatsApp, les appels téléphoniques ainsi que la boutique en ligne d’Ikirezi qui se traduisent par une vente à emporter dans la boutique, sont arrêtés dans la section « ventes en boutique ». 

  1. Les contacts en ligne par e-mail, Instagram, Signal, SMS, Twitter, WhatsApp, les appels téléphoniques ainsi que la boutique en ligne d’Ikirezi qui donnent lieu à une vente avec livraison à domicile comprennent :
  • La livraison à Kigali en milieu urbain : Commandez avant 17h00 pour une livraison le jour même,
  • Livraison interurbaine : Commandez avant 17h00 pour garantir la livraison le lendemain,
  • Expédition internationale : Contacter Ikirezi pour les arrangements ultérieurs.

  1. Frais de manutention et de livraison : 
  • Livraison en zone urbaine de Kigali : 2.000RWF,
  • Livraison interurbaine : Les coûts dépendent de la destination et du volume.

Contactez Ikirezi pour obtenir un devis,

  • Expédition internationale : 

Contactez Ikirezi pour obtenir un devis. 

Pour toute expédition internationale, les éventuels frais de douane ou taxes locales restent à la charge du destinataire. 

  • La livraison se fait à l’adresse transmise entre Ikirezi et le client

  1. Modes de paiement :  

Nos factures sont éditées en RWF mais pour une livraison à l’internationale une autre devise peut être convenue selon le mode de paiement.

Le prix est payable en totalité avant livraison :

  • Livraison en zone urbaine de Kigali : Paiement anticipé par MTN Mobile Money,
  • Livraison interurbaine : 

Paiement anticipé par MTN Mobile Money,

  • Expédition internationale : 

Contactez Ikirezi pour les arrangements. 


  1. Les conditions d’échange de produit telles que définies dans la section « Ventes en boutique » s’appliquent à la vente en ligne. Tout coût lié sera facturé au client.

E. Special ordering 


  1. Special ordering refers to those products that are not available at Ikirezi but that fit in the general accepted range of Ikirezi products and which can be delivered in a reasonable time.

  1. Special orders can be transmitted to Ikirezi by any on- or off-line written mean

  1. Ikirezi will communicate with the customers about any related matter and inform customer as soon as order product(s) is/are available for collection. 

  1. Ikirezi does not charge specific ordering cost and, generally, does not require advance payment, however Ikirezi reserves the right an order confirmation by a non-refundable advance payment of at least 50% of the quoted price  

  1. Special ordered products will be reserved for a period of fifteen calendar days after receipt and registration at Ikirezi. 

Special ordered products ordered on a non-refundable advance payment will be hold for thirty days then Ikirezi reserves the right to place them on the shelves. 


  1. School books can be ordered on a firm sales base and will require a non-refundable advance payment of at least 50% of the quoted price. Ordered school books will be hold for thirty days then Ikirezi reserves the right to place them on the shelves. 

  1. Ikirezi cannot be held responsible for
  •  the (temporary) non-availability of any of the ordered product
  • the availability of lower quantities of products than the ordered quantities
  • any market restriction as imposed by the supplier
  • longer delivery time than an indicated time frame as of any circumstance 

E. Commande personnalisée 


  1. Les commandes personnalisées concernent les produits qui ne sont pas disponibles chez Ikirezi mais qui s’inscrivent dans la gamme générale des produits Ikirezi et qui peuvent être livrées dans un délai raisonnable.

  1. Les commandes personnalisées peuvent être transmises à Ikirezi par tout moyen écrit, en ligne ou hors ligne

  1. Ikirezi communiquera avec les clients sur toute question relative et les informera dès que le(s) produit(s) commandé(s) sera/ont disponibles pour la collecte. 

  1. Ikirezi ne facture pas de frais de commande personnalisées et, en général, n’exige pas de paiement anticipé, cependant Ikirezi se réserve le droit de confirmer la commande par un paiement anticipé non remboursable d’au moins 50 % du prix indiqué  

  1. Les produits commandés personnalisées seront réservés pendant une période de quinze jours civils après réception et enregistrement chez Ikirezi. 

Les produits spéciaux commandés sur un paiement anticipé non remboursable seront conservés pendant trente jours, puis Ikirezi se réserve le droit de les placer en rayon. 


  1. Les livres scolaires peuvent être commandés sur une base de vente ferme et nécessiteront un paiement anticipé non remboursable d’au moins 50 % du prix indiqué. Les livres scolaires commandés seront conservés pendant trente jours, après quoi Ikirezi se réserve le droit de les placer sur les rayons. 

  1. Ikirezi ne peut être tenu pour responsable
  • L’indisponibilité (temporaire) de l’un des produits commandés
  • La disponibilité de quantités de produits inférieures aux quantités commandées
  • Toute restriction du marché imposée par le supplier
  • Un délai de livraison plus long qu’un délai indiqué, quelles que soient les raisons 

F. Pro-forma sales


  1. Ikirezi offers institutional clients the opportunity to special order several items on pro-forma bases at no additional cost however Ikirezi reserves the right to charge a non-refundable compensation according to the following cumulative scale: 
  • 0 – 25 products: free of charge 
  • 26 – 50 products: + 25.000 RWF  
  • 51 – 100 products: + 50.000 RWF
  • 101 – 200 products: + 100.000 RWF 
  • More as 200 products to be agreed

The compensation can be eventually refunded in case of order confirmation


  1. Verbal promises by and arrangements with Ikirezi staff do not legally engage Ikirezi, unless they have been confirmed by Ikirezi in writing, duly signed

  1. Ikirezi will organise pro-forma and indicate estimated delivery time and any other relevant information. Products quoted are delivered ex-Ikirezi. 

  1. Quoted prices will be in accordance with actual legislation and tariffs for import duties, any other tax or related costs. All taxes and related costs will be included in the quoted prices. Any adjustment in commercial legislation and/or tariffs will be charged to client.

  1. Client will review the pro-forma and notify Ikirezi in writing of acceptance, requiring any modification or its entire rejection. Once pro-forma is confirmed by the client the order becomes irrevocable and can only be cancelled or modified by a penalty of twenty (20) per cent of the contract value.

  1. Products identification refers to ISBN or EAN code. Ikirezi reserves the right to supply products with updated ISBN, EAN or Article code in substitution of offered ISBN, EAN or Article code as long it refers to a substitution of the offered item.

  1. Standard credit term is fifteen calendar days. Any other term should be agreed on by Ikirezi and the client and will always be confirmed by written.

  1. Products remain full property of Ikirezi until client has paid total invoiced amount. For that reason, client will keep products in original condition until final payment has been done. If client will not fulfil its financial duties, Ikirezi will proceed into legal action to recover supplied items and/or financial compensation. Any related cost to this act will be at charge of the client. Transfer of property to client will only take place after full payment.

  1. Ikirezi will not be held responsible for the (temporary) non-availability or in different quantities of any of the ordered products 

  1. In the event of faults in the products supplied or in the event of losses, injury or damage attributable to faulty or failing products, the liability of Ikirezi shall in all cases be limited to the cost of repair or replacement of the aforesaid products.

  1. Complaints about the incorrect execution of pro-forma orders must be submitted to Ikirezi in writing within three (3) calendar days of receipt of the products.

  1. In the event of approved return consignment all related logistics and costs are at charge of client.

  1. Ikirezi reserves the right to refuse a client to proceed for quotation

  1. Ikirezi reserves the right to refuse client’s order; in such a case the client shall be notified within fifteen (15) calendar day following client’s notification

F. Vente pro-forma 


  1. Ikirezi offre aux clients institutionnels la possibilité de commander plusieurs articles sur un pro-forma sans frais supplémentaires, cependant, Ikirezi se réserve le droit de charger une compensation non remboursable selon le barème cumulatif suivant : 
  • 0 – 25 produits : gratuit 
  • 26 – 50 produits : + 25.000 RWF  
  • 51 – 100 produits : + 50.000 RWF
  • 101 – 200 produits : + 100.000 RWF 
  • Plus de 200 produits à convenir

La compensation peut être éventuellement remboursée en cas de confirmation de la commande


  1. Les promesses verbales faites par Ikirezi personnel et les accords conclus avec lui n’engagent pas juridiquement Ikirezi, à moins qu’ils n’aient été confirmés par écrit par Ikirezi, dûment signés

  1. Ikirezi organisera un pro-forma et indiquera le délai de livraison estimé et toute autre information pertinente. Les produits proposés sont livrés au départ d’Ikirezi. 

  1. Les prix proposés seront conformes à la législation et aux tarifs en vigueur pour les droits d’importation, toute autre taxe ou frais connexes. Toutes les taxes et tous les coûts connexes seront inclus dans les prix indiqués. Tout ajustement de la législation commerciale et/ou des tarifs sera facturé au client.

  1. Le client examinera le pro-forma et notifiera par écrit à Ikirezi son acceptation, en demandant toute modification ou son rejet total. Une fois que le pro-forma est confirmé par le client, la commande devient irrévocable et ne peut être annulée ou modifiée que moyennant une pénalité de vingt (20) pour cent de la valeur du contrat.

  1. L’identification des produits se réfère au code ISBN, EAN ou Article code. Ikirezi se réserve le droit de fournir des produits avec un ISBN, EAN ou Article code actualisé en remplacement de l’ISBN, l’EAN ou du code offert, à condition que cela se réfère à une substitution de l’article offert.

  1. La durée standard de crédit est de quinze jours calendaires. Tout autre délai doit être convenu entre Ikirezi et le client et sera toujours confirmé par écrit.

  1. Les produits restent la propriété entière d’Ikirezi jusqu’à ce que le client ait payé le montant total de la facture. Pour cette raison, le client conservera les produits dans leur état d’origine jusqu’à ce que le paiement final ait été effectué. Si le client ne remplit pas ses obligations financières, Ikirezi engagera une action en justice pour récupérer les articles fournis et/ou une compensation financière. Tout coût lié à cette action sera à la charge du client. Le transfert de propriété au client n’aura lieu qu’après le paiement complet.

  1. Ikirezi ne sera pas tenu responsable de la non-disponibilité (temporaire) ou en quantités différentes de l’un des produits commandés 

  1. En cas de défauts des produits fournies ou en cas de pertes, préjudices ou dommages imputables à des produits défectueuses ou défaillantes, la responsabilité d’Ikirezi sera dans tous les cas limiter au coût de la réparation ou du remplacement desdites produits.

  1. Les réclamations concernant la mauvaise exécution des commandes pro-forma doivent être soumises à Ikirezi par écrit dans les trois (3) jours calendaires suivant la réception des produits.

  1. En cas de retour approuvé, toute la logistique et tous les frais connexes sont à la charge du client.

  1. Ikirezi se réserve le droit de refuser à un client de procéder à un devis

  1. XV. Ikirezi se réserve le droit de refuser la commande du client ; dans ce cas, le client sera informé dans un délai de quinze (15) jours calendaires suivant la notification du client

G. Third party sales agreement 


  1. Ikirezi can enter in a third partner sales agreement in which Ikirezi serves aa a distributor and the third intends to manage an independent book sales point. 

  1. Such an agreement will be formalized by a Memorandum of understanding.

G. Accord de vente à des tiers 


  1. Ikirezi peut conclure un accord de vente à des tiers, dans lequel Ikirezi sert comme distributeur et le tiers a l’intention de gérer un point de vente de livres indépendant. 

  1. Un tel accord sera officialisé par un Protocole d’accord.

H. Market restriction


  1. Ikirezi cannot be held reliable for not supplying one or more products due to imposed market restrictions

  1. In all pro-forma ordering processes, Ikirezi will notify any known market restriction to client

  1. Any notified market restriction during the ordering and delivery process will be transmitted per earliest opportunity to client

H. Restriction du marché 


  1. Ikirezi ne peut être tenu pour responsable de ne pas fournir un ou plusieurs items en raison de restrictions imposées sur le marché

  1. Dans tous les processus de commande pro-forma, Ikirezi notifiera toute restriction du marché connue au client

  1. Toute restriction du marché notifiée au cours du processus de commande et de livraison sera transmise dans les meilleurs délais au client

I. Privacy policy


  1. Ikirezi guarantees the confidentiality of all information transmitted to us and ensures that this information will be only used within the framework of the commercial act that they are transmitted to us.

I. Protection des données  


  1. Ikirezi garantisse la confidentialité de toutes informations nous transmises et assure que ces informations ne seront qu’utiliser dans le cadre de l’acte commercial qu’ils nous sont transmis

J. Acknowledgement 


  1. These general terms and conditions of sale are accepted by the customer, who declares and acknowledges having read them. He therefore waives the right to rely on any contradictory document and, in particular, his own general terms and conditions of purchase, except in cases mutually agreed in writing. The act of purchase implies acceptance of these general terms and conditions of sale.

J. Reconnaissance


  1. Les présentes conditions générales de vente sont acceptées par le client, qui déclare et reconnaît en avoir pris connaissance. Il renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment de ses propres conditions générales d’achat sauf le cas convenu mutuellement et par écrit. L’acte d’achat entraîne l’acceptation des présentes conditions générales de vente.

K. Final terms


  1. The most recent filed terms will apply

  1. The English version of these terms shall at all times take precedent.

  1. All the clauses contained in the present general terms and conditions of off- and online sale, as well as all the purchase and sale operations referred to therein, will be subject to Rwandan legislation. 

K. Conditions finales


  1. Les conditions les plus récentes déposées seront applicables

  1. La version anglaise des présentes conditions fait foi à tout moment.

  1. Toutes les clauses figurant dans les présentes conditions générales de vente hors et en ligne, ainsi que toutes les opérations d’achat et de vente qui y sont visées, seront soumises à la législation rwandaise. 

Kigali – Rwanda, 31 January 2021

© 2012 – 2021

Kigali – Rwanda, 31 January 2021

© 2012 – 2021